Algemene voorwaarden

Voorwaarden voor een EPC-aanvraag via EPC-rapport.be.

Laatst bijgewerkt op 11 september 2026.

1. Identiteit

EPC-rapport.be behandelt aanvragen voor EPC-plaatsbezoeken vanuit Boterdael 22, 9400 Denderwindeke. Contact kan via info@epc-rapport.be of 0496/59.28.90.

• Vestigingsadres: Boterdael 22, 9400 Denderwindeke.
• Website: www.epc-rapport.be.
• Ondernemingsnummer: 1041821768.
• BTW-nummer: BE.1041.821.768.
• Bankrekening: BE24002039457938.
• BIC: GEBABE21.
• Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet van toepassing.
• Telefoonnummer: 0496/59.28.90.
• Energiedeskundige: David Van Der Kelen.
• Erkenningsnummer energiedeskundige: EP22907.

2. Begrippen

In deze voorwaarden wordt met "klant" bedoeld: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een aanvraag doet, een afspraak laat bevestigen of diensten afneemt van EPC-rapport.be. Een "consument" is een klant die handelt voor doeleinden buiten zijn handels-, bedrijfs-, ambachts- of beroepsactiviteit.

3. Toepassing en aanvaarding

Deze voorwaarden gelden voor aanvragen die via de website, per e-mail of op een andere schriftelijke manier worden opgevolgd. Door een aanvraag te versturen, een afspraak te bevestigen of gebruik te maken van de diensten van EPC-rapport.be, verklaart de klant kennis te hebben genomen van deze voorwaarden en ermee akkoord te gaan.

Afwijkingen gelden alleen wanneer ze vooraf schriftelijk door EPC-rapport.be zijn bevestigd. Eventuele algemene of bijzondere voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij EPC-rapport.be die uitdrukkelijk schriftelijk aanvaardt.

4. Aanvraag, e-mailverificatie en bevestiging

Een online aanvraag is nog geen definitieve afspraak. De klant kiest een voorgesteld moment en bevestigt eerst zijn e-mailadres via de ontvangen verificatiemail. Pas daarna wordt de aanvraag voorgelegd aan de energiedeskundige.

De afspraak is pas definitief na een persoonlijke bevestigingsmail van EPC-rapport.be. Tot zolang gaat het om een aanvraag en niet om een bindend plaatsbezoek. EPC-rapport.be kan een ander moment voorstellen als het gekozen moment niet past in de planning, onvoldoende lang is voor het gevraagde pandtype of om praktische redenen niet kan doorgaan.

De klant staat in voor de juistheid en volledigheid van alle gegevens die hij bij de aanvraag invult. Onjuiste of onvolledige gegevens kunnen leiden tot een aangepaste prijs, een aangepast plaatsbezoek of een nieuwe afspraak.

5. Prijzen

De prijzen op de website zijn richtprijzen voor standaard residentiele EPC-dossiers. De definitieve prijs hangt af van het type pand, oppervlakte, bijzonderheden, beschikbare bewijsstukken en eventuele verplaatsingskosten. Een e-mail kan een richtprijs of praktische afspraakbevestiging bevatten, maar definitieve prijzen worden nooit per e-mail bepaald.

De definitieve prijs wordt bepaald op basis van de gegevens die door de klant worden meegedeeld en van wat tijdens de voorbereiding of het plaatsbezoek wordt vastgesteld. Wanneer achteraf blijkt dat de meegedeelde gegevens niet correct of onvolledig waren, kan de finale prijs worden aangepast.

Digitale documenten en attesten worden digitaal bezorgd. Papieren versies, bijkomende kopieen, extra opzoekwerk, extra plaatsbezoeken of andere niet voorziene prestaties kunnen afzonderlijk worden aangerekend wanneer ze nodig of gevraagd zijn.

EPC-rapport.be valt onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet van toepassing.

6. Verplaatsing en opmeetwerk

Voor verplaatsing wordt gewerkt met een richtberekening op basis van postcode en gemeente. De eerste 20 km vanaf 9400 Denderwindeke zijn inbegrepen.

Plaatsbezoeken worden enkel uitgevoerd in Vlaanderen. Wallonie en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest vallen buiten het werkgebied van EPC-rapport.be. Voor locaties verder weg, maar nog steeds in Vlaanderen, kan vooraf een offerte op maat worden opgemaakt.

• 0 tot 20 km vanaf 9400 Denderwindeke: inbegrepen.
• 20 tot 35 km: richt-meerprijs +EUR 15.
• 35 tot 50 km: richt-meerprijs +EUR 25.
• 50 tot 65 km: richt-meerprijs +EUR 35.
• 65 tot 85 km: richt-meerprijs +EUR 50.
• Meer dan 85 km of moeilijk automatisch te bepalen locatie: prijs op maat.

De afstandsberekening is een indicatie op basis van postcode en gemeente. Bij afwijkende ligging, bereikbaarheid of fout ingevulde gegevens kan de verplaatsingskost in de finale prijs worden aangepast.

Wanneer er geen officiele bouw- of architectenplannen op schaal beschikbaar zijn, kan extra opmeetwerk nodig zijn. De website kan daarvoor een richt-meerprijs of prijs op maat tonen. De definitieve prijs wordt bepaald op basis van de ingevulde gegevens en het plaatsbezoek.

7. Uitvoering en plaatsbezoek

EPC-rapport.be voert de opdracht uit volgens de toepasselijke regelgeving, het inspectieprotocol en de regels van de kunst. Termijnen voor uitvoering, aflevering of verdere verwerking zijn indicatief, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders werd overeengekomen of tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Tijdens het plaatsbezoek moet de klant of een vertegenwoordiger aanwezig zijn om toegang te geven, vragen te beantwoorden en praktische zaken te verduidelijken. De klant zorgt voor veilige en normale toegang tot alle noodzakelijke ruimtes, installaties, meters, technische lokalen, zolders, kelders, bijhorende delen en relevante gemeenschappelijke delen.

Wanneer de klant vraagt dat EPC-rapport.be de afspraak afstemt met een huurder, makelaar, syndicus, mede-eigenaar of andere toegangspersoon, blijft de klant verantwoordelijk voor de aanwezigheid van die persoon en voor effectieve toegang tot het pand.

Als het plaatsbezoek niet kan doorgaan door afwezigheid, geen toegang, onveilige omstandigheden of onjuiste praktische informatie, kan dit worden behandeld als een laattijdige annulatie of nutteloze verplaatsing.

8. Voorbereiding, aanstiplijst en bewijsstukken

De klant bezorgt juiste en volledige gegevens voor het pand en zorgt voor toegang tot alle noodzakelijke ruimtes, installaties en tellers. Plannen, facturen, technische fiches, foto's en vorige attesten kunnen helpen om het EPC-dossier correct voor te bereiden. Documenten worden liefst vooraf doorgestuurd door te antwoorden op de bevestigingsmail.

Voor een EPC-keuring moet de klant de wettelijk voorziene VEKA-aanstiplijst uiterlijk op de dag van het plaatsbezoek correct kunnen overlopen, aanvullen en ondertekenen. EPC-rapport.be bezorgt deze lijst mee als extra informatie bij de bevestigingsmail.

Bewijsstukken zijn belangrijk voor een correct EPC-label. Wanneer bepaalde isolatie, beglazing, installaties of andere gegevens niet visueel kunnen worden vastgesteld en er geen geldig bewijsstuk beschikbaar is, moet de energiedeskundige volgens het inspectieprotocol rekenen met ongunstige standaardwaarden. Dit kan leiden tot een slechtere energiescore en een lager EPC-label.

Laattijdig bezorgde of vergeten bewijsstukken kunnen extra verwerking, herberekening of een bijkomend plaatsbezoek veroorzaken. Wanneer een EPC al werd ingediend of afgemeld, zal toevoeging van nieuwe bewijsstukken bijkomende administratie- of herberekeningskosten met zich meebrengen.

9. Annulatie of wijziging

Kan de afspraak niet doorgaan, verwittig dan zo snel mogelijk per e-mail. Annuleren of verplaatsen kan kosteloos tot 2 werkdagen voor het bevestigde plaatsbezoek. Een nieuw moment wordt in overleg voorgesteld.

Bij annulatie of wijziging minder dan 2 werkdagen voor het bevestigde plaatsbezoek, wanneer de klant niet aanwezig is, of wanneer er geen toegang wordt verleend tot het te keuren pand, kan maximaal 50% van de bevestigde prijs worden aangerekend als annulatie-, administratie- en verplaatsingsvergoeding. Deze vergoeding wordt niet aangerekend bij aantoonbare overmacht of wanneer EPC-rapport.be schriftelijk anders bevestigt.

10. Meerwerken en bijkomende prestaties

Meerwerken of bijkomende prestaties die niet in de oorspronkelijke bevestiging waren voorzien, worden vooraf schriftelijk besproken wanneer dat praktisch mogelijk is. Dit kan onder meer gaan om bijkomend opmeetwerk, bijkomende verplaatsingen, extra opzoekwerk, verwerking van laattijdige bewijsstukken, papieren kopieen of aanpassingen door foutieve of onvolledige gegevens van de klant.

Wanneer bijkomende prestaties noodzakelijk blijken om de opdracht correct uit te voeren, kan EPC-rapport.be de uitvoeringstermijn verlengen en de prijs aanpassen volgens de meegedeelde tarieven of volgens een afzonderlijk schriftelijk akkoord.

11. Herroepingsrecht bij consument op afstand

Wanneer een consument online of op afstand een dienst aanvraagt, kan er in principe een herroepingsrecht van 14 dagen gelden. Vraagt de klant om de dienst al binnen die termijn uit te voeren of valt de uitvoeringsdatum binnen minder dan 14 dagen, dan vraagt de klant uitdrukkelijk om de uitvoering al binnen de herroepingstermijn op te starten. In dat geval kan het herroepingsrecht niet van toepassing zijn of vervallen volgens de toepasselijke regels, zeker wanneer de dienst volledig is uitgevoerd. Voor reeds uitgevoerde prestaties kan een evenredige vergoeding verschuldigd zijn.

Een consument die gebruik wil maken van het herroepingsrecht, meldt dit schriftelijk via e-mail aan info@epc-rapport.be. Als de uitvoering al is gestart op uitdrukkelijk verzoek van de consument, kan een evenredige vergoeding verschuldigd zijn voor de reeds uitgevoerde prestaties.

12. Betaling en laattijdige betaling

Betaling gebeurt in euro volgens de afspraken in de bevestiging of op de factuur. Als geen andere betaaltermijn is vermeld, is de factuur betaalbaar tegen de vervaldatum op de factuur. De betalingsmededeling vermeldt bij voorkeur het factuurnummer.

Betwistingen over een factuur moeten schriftelijk en gemotiveerd worden meegedeeld binnen 8 werkdagen na de factuurdatum. Een betwisting schort de betaling van het niet-betwiste deel niet op.

Bij niet-betaling door een consument wordt eerst een gratis herinnering verstuurd. Pas na het verstrijken van de wettelijke wachttermijn van minstens 14 kalenderdagen kunnen intresten, schadebedingen of invorderingskosten worden aangerekend binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving.

Bij niet-betaling door een professionele klant kunnen vanaf de vervaldag verwijlintresten en redelijke invorderingskosten worden aangerekend volgens het toepasselijke recht.

13. Klachten over de dienstverlening

Klachten over de dienstverlening moeten zo snel mogelijk, duidelijk en schriftelijk worden meegedeeld via info@epc-rapport.be. De klant omschrijft de klacht voldoende concreet en bezorgt alle nuttige stukken zodat EPC-rapport.be de klacht kan onderzoeken.

Zichtbare gebreken of opmerkingen over geleverde documenten worden bij voorkeur onmiddellijk en uiterlijk binnen 10 werkdagen na levering gemeld. Wettelijke rechten van consumenten blijven onverminderd gelden.

14. Aansprakelijkheid

EPC-rapport.be voert de opdracht uit op basis van de beschikbare gegevens, het plaatsbezoek en de toepasselijke EPC-regels. De klant blijft verantwoordelijk voor de juistheid van aangeleverde informatie en voor het tijdig bezorgen van nuttige bewijsstukken.

EPC-rapport.be is niet aansprakelijk voor gevolgen van foutieve, onvolledige of laattijdige informatie van de klant, voor het ontbreken van geldige bewijsstukken, voor niet-toegankelijke ruimtes of installaties, of voor bewijsstukken die volgens het inspectieprotocol niet mogen worden aanvaard.

Het EPC-label en de energiescore volgen uit de toepasselijke regelgeving, de vaststellingen ter plaatse en de aanvaarde bewijsstukken. EPC-rapport.be kan geen specifiek EPC-label of specifieke energiescore garanderen.

Voor zover wettelijk toegestaan is EPC-rapport.be niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, verlies van inkomsten, gemiste verkoop- of verhuurkansen of aanspraken van derden. De totale aansprakelijkheid is, voor zover wettelijk toegestaan, beperkt tot de prijs die de klant voor de betrokken opdracht heeft betaald.

15. Overmacht

Wanneer de uitvoering van de opdracht tijdelijk of definitief onmogelijk wordt door omstandigheden buiten de wil van een partij, zoals ziekte, ongeval, extreme weersomstandigheden, overheidsmaatregelen, technische storingen, problemen bij derden, stakingen, brand, overstroming of andere overmacht, worden de verplichtingen geschorst zolang de overmacht duurt.

Partijen proberen in dat geval de gevolgen te beperken en, waar mogelijk, een nieuw moment of een praktische oplossing af te spreken. Reeds gemaakte noodzakelijke kosten of reeds uitgevoerde prestaties kunnen worden aangerekend voor zover wettelijk toegestaan.

16. Privacy

Persoonsgegevens worden verwerkt zoals beschreven in de privacyverklaring. Die verklaring maakt deel uit van deze voorwaarden.

17. Deelbaarheid

Als een bepaling van deze voorwaarden ongeldig, nietig of onafdwingbaar zou zijn, blijven de overige bepalingen geldig. De ongeldige bepaling wordt dan vervangen door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk aansluit bij het doel van de oorspronkelijke bepaling.

18. Vragen of klachten

Vragen of klachten kunnen gestuurd worden naar info@epc-rapport.be. We proberen elke vraag praktisch en correct op te volgen.

19. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op deze voorwaarden is het Belgische recht van toepassing, tenzij dwingende consumentenregels anders bepalen.

Voor zover wettelijk toegestaan zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen bevoegd. Afhankelijk van de aard van het geschil gaat het onder meer om de Ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Dendermonde, of de Rechtbank van eerste aanleg Oost-Vlaanderen, afdeling Dendermonde. Dwingende regels inzake consumentenbescherming of territoriale bevoegdheid blijven altijd gelden.